Ministre de la culture et de la communication Application de la loi du 15 juillet 2008 sur les Archives CommuniquŽ de la direction des Archives de France ˆ lÕattention des responsables des services dÕarchives publics Le groupe de travail chargŽ de prŽparer lÕinstruction sur la mise en oeuvre des dispositions introduites par la loi du 15 juillet 2008, dont je vous avais annoncŽ la crŽation ds mon premier message du 16 juillet, a tenu sa premire rŽunion le 16 septembre dernier. Ses dŽbats ont portŽ principalement sur les questions soulevŽes par le rŽseau et liŽes aux nouveaux dŽlais de communicabilitŽ des documents introduits par la loi. Vous trouverez ci-aprs les conclusions du groupe, en attendant la diffusion dÕune instruction gŽnŽrale prŽvue dÕici la fin du mois dÕoctobre. Pour lÕarticulation des dŽlais prŽvus par la nouvelle loi avec les rŽgimes particuliers de communication rŽgis par dÕautres textes lŽgislatifs et rŽglementaires, lÕinterprŽtation de la loi du 15 juillet 2008 suppose des Žchanges avec divers interlocuteurs tels que CADA, CNIL, mais aussi ministres de lÕIntŽrieur, de la Justice, de la SantŽ, des Finances, lÕINSEE, etc. Les rŽsultats de ces Žchanges seront transmis au rŽseau, au fur et ˆ mesure de leur validation par les autoritŽs administratives concernŽes. Je continuerai ˆ vous tenir rŽgulirement informŽs des progrs rŽalisŽs dans tous ces domaines. Ds quÕelle sera prte, lÕinstruction portant sur les modalitŽs dÕapplication de la loi sera diffusŽe ˆ lÕensemble du rŽseau, par voie Žlectronique, mais aussi par voie postale traditionnelle, sous couvert de vos autoritŽs de tutelle, afin de les mettre au fait des enjeux qui sont les n™tres aujourdÕhui. En attendant ce texte, vous pouvez continuer ˆ faire remonter vos questions et vos observations au DPACI, qui sÕefforcera dÕy rŽpondre le plus prŽcisŽment et le plus rapidement possible. Paris, le 30 septembre 2008 Martine de BOISDEFFRE Directrice des Archives de France Contacts ˆ la direction des Archives de France HŽlne Servant 01 40 27 62 47 helene.servant@culture.gouv.fr www.archivesdefrance.culture.gouv.fr 1. Questions gŽnŽrales Trois points mŽritent particulirement dÕtre signalŽs : a) La loi du 15 juillet 2008 innove, non par rapport ˆ lÕapproche de la loi de 1979 qui, dŽjˆ, entendait protŽger des intŽrts ne sÕidentifiant pas avec des typologies ou des fonds, mais par rapport ˆ la mise en oeuvre qui en a ŽtŽ faite. Les dŽfinitions des intŽrts protŽgŽs sont reprises de la lŽgislation relative ˆ lÕaccs aux documents administratifs ainsi que des avis de la CADA, conformŽment aux conclusions de diffŽrents rapports consŽcutifs dont, en premier lieu, celui de Guy Braibant en 1996. Il est donc vivement conseillŽ de consulter le site de cette commission, ainsi que ses publications1, qui donnent des Žclairages intŽressants sur les modalitŽs dÕapplication de nombreux textes de loi. b) LÕarticulation de la loi du 15 juillet 2008 avec celle du 17 juillet 1978 est manifeste, ne serait-ce que par le renvoi de lÕune ˆ lÕautre inscrit ˆ deux reprises dans la nouvelle rŽdaction des articles L. 213-1 et L. 213-2-I-1¡-b) du code du patrimoine, telle quÕelle dŽcoule de lÕarticle 17 de la nouvelle loi. Il convient cependant dÕutiliser la version consolidŽe de la loi de 1978, non la version dÕorigine. Les rgles de la reproduction des documents dÕarchives publics seront dŽsormais alignŽes sur celles fixŽes par lÕart. 4 b) de la loi du 17 juillet 1978 modifiŽe. Ceci implique la rŽvision des rglements de salle de lecture Žvoquant les conditions de reproduction, ainsi que les tarifs des copies (voir lÕarrtŽ du 1er octobre 2001, qui sera prochainement rŽvisŽ par la CADA). c) Rappelons aussi que la communicabilitŽ, notion juridique, ne doit pas tre confondue avec la durŽe dÕutilitŽ administrative, notion technique et archivistique. 2. DŽlais de communicabilitŽ La nouvelle loi modifie la pratique des services dÕarchives publics, dans la mesure o le dŽlai de communicabilitŽ est dŽsormais liŽ avant tout au contenu du document ou du dossier. De fait, les documents conservŽs dans un mme Ç ensemble documentaire È Ð fonds, sŽrie, voire dossier Ð peuvent relever de plusieurs dŽlais : il nÕest plus possible dÕassocier de manire un peu Ç mŽcanique È un producteur ou une catŽgorie de dossiers ˆ un dŽlai (cas types des fonds de lÕenregistrement, des hypothques, de lÕŽtat civil) ; ces dispositions amneront parfois ˆ une communication par extrait. Il convient cependant de faire preuve ˆ la fois de souplesse et de pragmatisme dans lÕapplication de cette nouvelle approche. Il importe de rappeler ˆ cet Žgard que la loi du 15 juillet 2008 est une loi dÕouverture, et quÕelle ne saurait se traduire en consŽquence par la fermeture de fonds ou de sŽries de dossiers dŽjˆ librement communiquŽs. La pratique dans les salles de lecture conduit ˆ distinguer une communication ponctuelle, rŽpondant ˆ une question trs prŽcise (et souvent nominative) Ð demande dÕun acte dÕŽtat civil, dÕun jugement, dÕune minute notariale bien identifiŽs, etc. Ð dÕune communication scientifique et sŽrielle, globalisante portant sur un sujet gŽnŽral non individualisŽ Ð registres de naissances de la commune de N. entre 1920 et 1930, jugements du tribunal correctionnel de X de 1850 ˆ 1920, minutes de lÕŽtude Y pour les annŽes 1929 et 1930, etc. Dans le premier cas, il est possible dÕidentifier prŽcisŽment les intŽrts auxquels la communication peut porter atteinte et de vŽrifier sÕils sont concernŽs ; dans le 2e cas, il faut considŽrer que plusieurs intŽrts sont en cause et, dans lÕimpossibilitŽ matŽrielle de ne communiquer quÕˆ la pice, appliquer un dŽlai de communicabilitŽ global en consŽquence. Certains dŽlais de communicabilitŽ sont raccourcis si la date du dŽcs de lÕintŽressŽ est connue. Il nÕappartient pas ˆ lÕadministration mais au demandeur de rechercher cette date. Une fois celle-ci Žtablie, le document sera communiquŽ, au nom du principe dÕŽgalitŽ, ˆ tous les autres demandeurs. Il est conseillŽ de porter au crayon sur le dossier la mention de la date et du lieu de dŽcs de lÕintŽressŽ, mais il est dŽconseillŽ en revanche dÕinclure dÕŽventuels justificatifs dans le dossier et inutile de les conserver dans une sŽrie ˆ part ouverte en salle de lecture. 1¡ DŽlai gŽnŽral La loi introduit le principe fondamental de libre communicabilitŽ gŽnŽrale des archives publiques, sous rŽserve des dŽlais spŽciaux prŽvus pour protŽger certains intŽrts. CÕest ce principe quÕil convient dŽsormais dÕappliquer. Le refus de communiquer un document ne peut se justifier que par la nŽcessitŽ de protŽger un intŽrt, non par la typologie du document ou son producteur. 2¡ DŽlai de 25 ans - la notion dÕÇ autoritŽs responsables relevant du pouvoir exŽcutif È ne concerne pas les Žlus placŽs ˆ la tte des collectivitŽs territoriales, dont les dŽlibŽrations demeurent librement communicables de plein droit ; - les archives des Ç conseils de majoritŽ È ou autres groupes dÕŽlus, au sein dÕune collectivitŽ, doivent tre considŽrŽes comme des archives privŽes, mme si le CGCT prŽvoit de leur allouer des facilitŽs sur le budget de la commune ; - ce dŽlai peut concerner des dossiers liŽs aux relations transfrontalires, mais pas ceux touchant aux partenariats (type jumelages) dont la communicabilitŽ ne saurait porter atteinte Ç ˆ la conduite des relations extŽrieures È ; le dŽlai doit donc sÕapprŽcier en fonction du contenu du document ; - le secret en matire industrielle et commerciale peut sÕappliquer ˆ certaines installations classŽes (voir aussi au dŽlai de 50 ans) ; - quant aux contrats de prestation de services exŽcutŽs pour le compte dÕune ou plusieurs personnes dŽterminŽes, rappelons quÕils dŽsignent les Žtudes rŽalisŽes ˆ titre onŽreux et sur commande par des personnes publiques, pour le compte de personnes de droit privŽ (ex. : une Žtude commandŽe ˆ MŽtŽo France ˆ partir des donnŽes quÕil possde). En revanche, cela ne concerne pas les Žtudes menŽes par une DDE pour le compte dÕune commune. Cela ne concerne pas non plus les marchŽs publics, pour la communicabilitŽ desquels la CADA a ŽlaborŽ une doctrine assez prŽcise (voir la fiche thŽmatique sur son site). 3¡ DŽlai liŽ au secret mŽdical (25 ans ˆ compter de la date du dŽcs de lÕintŽressŽ ou 120 ans ˆ compter de la date de naissance si celle du dŽcs est inconnue) La notion de secret mŽdical demeure dŽlicate ˆ interprŽter : elle nÕest pas juridiquement dŽfinie, mais se rattache au secret professionnel. Le secret mŽdical couvre les informations mŽdicales (Žventuellement rassemblŽes dans un dossier mŽdical), ŽlaborŽes par des professionnels de santŽ. Les registres matricules du recensement militaire, conservŽs par les Archives dŽpartementales, qui rassemblent les Žtats signalŽtiques des services (ESS) des conscrits dÕune classe donnŽe, sont susceptibles de contenir des informations ˆ caractre mŽdical. Ils Žtaient jusquÕˆ la loi du 15 juillet 2008 communiquŽs aprs 150 ans (dans les faits, 130 ans puisque le recensement sÕeffectuait ˆ lÕ‰ge de 20 ans) : de faon pratique, il importera dŽsormais, comme cela a ŽtŽ indiquŽ prŽcŽdemment, de distinguer la demande de communication dÕune fiche dÕESS en particulier (qui ressortit au dŽlai de la vie privŽe, sauf informations mŽdicales), qui se fera par extrait, de la communication scientifique, sŽrielle et non nominative, pour laquelle sera appliquŽ par dŽfaut le dŽlai liŽ au secret mŽdical, soit 120 ans (dans les faits, 100 ans ˆ compter de la date du registre, compte tenu de lÕ‰ge ˆ la conscription). 4¡ DŽlai de 50 ans Ce dŽlai ne comporte pas lÕalternative des 25 ans aprs le dŽcs si le dŽlai est plus bref. - relvent notamment de ce dŽlai comme susceptibles de porter atteinte ˆ la sŽcuritŽ publique ou aux intŽrts fondamentaux de lÕƒtat dans la conduite de la politique extŽrieure les dossiers de prospection minire ou pŽtrolire, en particulier lorsque lÕopŽration se dŽroule hors du territoire national ; pour celles menŽes sur le territoire national, le contexte gŽopolitique dŽtermine le dŽlai (25 ans : secret industriel et commercial, ou 50 ans : sŽcuritŽ publique) ; - il importe de ne pas confondre sŽcuritŽ publique et sŽcuritŽ du public : la communication du compte-rendu de visite dÕun Žtablissement recevant du public (ERP) ne porte pas atteinte ˆ la sŽcuritŽ publique, par exemple ; en revanche, certains ŽlŽments des dossiers dÕinstallations classŽes relvent bien de ce dŽlai de 50 ans, pour des raisons de sŽcuritŽ publique ; - les informations se rapportant ˆ la vie privŽe sont listŽes par la CADA. La commission rappelle cependant que certains textes lŽgislatifs viennent faire obstacle ˆ lÕapplication de ce secret : par exemple, si lÕadresse postale et la date de naissance sont considŽrŽes comme des ŽlŽments de vie privŽe, le code Žlectoral prŽvoit cependant que les listes Žlectorales gŽnŽrales sont des documents administratifs librement communicables ; - la notion de Ç jugement de valeur È, telle quÕelle a ŽtŽ dŽfinie par la CADA, sÕapplique ˆ des documents portant apprŽciation, positive ou nŽgative, et traduisant le regard subjectif dÕune autoritŽ ou dÕun tiers Ç sur une personne physique nommŽment dŽsignŽe ou aisŽment identifiable È. Le dŽlai sÕapplique si et seulement si la communication peut porter prŽjudice ˆ la personne concernŽe. La commission prŽcise ˆ cette occasion comment doivent sÕinterprŽter les notions liŽes que sont celles dÕintŽressŽ et de tiers ; - les b‰timents servant ˆ la dŽtention ou recevant habituellement des personnes dŽtenues dŽsignent les prisons, mais aussi les palais de justice, les commissariats de police, les parties de b‰timent hospitaliers servant de prisons, mais pas les centres de rŽtention administrative. Les plans Ç historiques È de certains b‰timents anciens (ch‰teaux, couventsÉ) transformŽs en prison, dŽjˆ publiŽs ou exposŽs, peuvent naturellement continuer dÕtre communiquŽs, dans la mesure o nÕy figurent pas les amŽnagements actuels. 5¡ DŽlai de 75 ans (ou 25 ans ˆ compter du dŽcs si ce dŽlai est plus bref) - ce dŽlai vise les recensements de population et les listes nominatives. Dans lÕattente des rŽsultats de la nŽgociation engagŽe avec lÕINSEE pour instaurer une dŽrogation gŽnŽrale dÕaccs ˆ ces documents, au moins jusquÕˆ la 2e guerre mondiale, je vous suggre de ne pas modifier les conditions de communication actuellement en vigueur dans vos salles de lecture. Il faut souligner que la loi ouvre dŽsormais la possibilitŽ de consulter ces documents par dŽrogation, les demandes Žtant soumises ˆ lÕavis du ComitŽ du secret statistique reprŽsentant le service producteur, et la dŽcision finale revenant ˆ la DAF, ˆ lÕinstar de ce qui se fait pour les autres dŽrogations. Les enqutes dÕopinion ou de satisfaction ne doivent pas tre considŽrŽes comme relevant du secret statistique : elles seront donc communiquŽes immŽdiatement ou ˆ 50 ans, selon la nature des donnŽes collectŽes ; - ce dŽlai ne sÕapplique quÕaux seuls documents de nature juridictionnelle, mais pas aux documents produits par les greffes des juridictions qui sont des documents administratifs : ainsi, les plumitifs (notes dÕaudience) relvent de ce dŽlai, tandis que les r™les dÕaudience (ordres du jour) sont librement communicables. Il faut cependant rappeler que les jugements rendus en audience publique sont librement communicables (mais pas ceux rendus ˆ huis clos ni partie des jugements sur requte), de mme que les dŽcisions du juge de lÕexŽcution des peines (JEX). Pour les dossiers de procŽdures, la notion dÕintŽressŽ ne vise pas les tŽmoins ou les personnes auditionnŽes dans le cours de lÕinstruction, mais seulement le ou les accusŽ(s) et la ou les victime(s), auxquels seuls sÕappliquera lÕallongement du dŽlai ˆ 100 ans si lÕun est mineur ; - les minutes et rŽpertoires des officiers publics et ministŽriels sont ceux des notaires bien sžr, mais aussi des huissiers et commissaires-priseurs ; les questions relatives au dŽlai de versement et celles liŽes aux modalitŽs de communication des liasses susceptibles de comporter des documents se rapportant ˆ des mineurs sont en voie de rglement avec le Conseil supŽrieur du notariat et feront lÕobjet dÕune instruction spŽcifique conjointe de cet organisme et de la DAF ; - le dŽlai de 75 ans sÕapplique aux registres des naissances et des mariages ˆ compter de leur cl™ture : lÕallongement du dŽlai ˆ 100 ans pour des actes concernant des mineurs (naissances, dŽcs), ne sÕapplique pas ici. Les registres des dŽcs sont librement communicables ; la question des tables dŽcennales sera traitŽe avec la Chancellerie, dans le cadre dÕun groupe de travail spŽcifique dont la premire rŽunion est prŽvue le 22 octobre prochain. 6¡ DŽlai de 100 ans Ce dŽlai a ŽtŽ retenu par les parlementaires pour protŽger des intŽrts relatifs ˆ des personnes jugŽes particulirement fragiles (mineurs) ou menacŽes (personnes ayant travaillŽ pour la dŽfense nationale, cÕest-ˆ-dire agents secrets) ainsi que ce qui a trait ˆ lÕintimitŽ la plus profonde de la vie privŽe, pour lesquels les autres dŽlais semblaient insuffisants. Il marque la volontŽ du lŽgislateur dÕaller vers plus de transparence dans lÕintŽrt du citoyen, tout en respectant lÕindividu en tant que tel. Ainsi ce dŽlai sÕapplique aux affaires de viols, de moeurs ; il peut aussi sÕappliquer aux jugements de divorce, en fonction des attendus. Il sÕapplique aussi Ç pour les documents relatifs aux enqutes rŽalisŽes par les services de police judiciaire, (les) affaires portŽes devant les juridictions È, avec les mmes rŽserves ou exceptions que celles mentionnŽes prŽcŽdemment (jugements librement communicables). LÕallongement du dŽlai ˆ 100 pour les documents se rapportant ˆ un mineur ne concerne pas, il faut le redire, lÕŽtat civil, non plus que les questionnaires nominatifs versŽs par lÕINSEE. SÕil vise clairement les dossiers de procŽdures des tribunaux pour enfants, il ne sÕapplique pas aux dossiers de mineur produits par les services de protection judiciaire, qui ne sont pas des dossiers juridictionnels. En ce qui concerne les archives des notaires, la rŽunion de la commission notariale du Conseil supŽrieur des archives a permis dÕŽlaborer une solution selon laquelle, pour les recherches scientifiques, sŽrielles, portant sur des volumes dÕactes importants, les minutiers seraient communiquŽs ˆ 75 ans, conformŽment ˆ la loi, avec engagement de rŽserve de la part des chercheurs de ne pas faire Žtat des informations relatives ˆ des mineurs quÕils pourraient tre amenŽs ˆ rencontrer dans leurs dŽpouillements. 3. Questions en suspens Les premiers ŽlŽments de rŽponse fournis ci-dessus ne rglent pas toutes les questions qui peuvent se poser. Comme je vous lÕai dit en introduction, la Direction multiplie les sŽances de travail avec nos interlocuteurs dÕautres organismes et ministres, afin de parvenir aux solutions les plus satisfaisantes pour tous. La DAF travaille Žgalement ˆ la rŽdaction des dŽcrets en Conseil dÕƒtat prŽvus par la loi, dont les projets devraient tre dŽposŽs au Conseil dÕƒtat en fin dÕannŽe. Elle travaille bien sžr ˆ la prŽparation de lÕordonnance mentionnŽe ˆ lÕarticle 35 de la loi, en vue dÕharmoniser Ç les dispositions du titre Ier du livre II du code du patrimoine, celles de la loi n¡78-753 du 17 juillet 1978 prŽcitŽe, ainsi que les autres dispositions lŽgislatives portant sur lÕaccs aux documents administratifs È. Il a ŽtŽ dŽcidŽ en rŽunion interministŽrielle, le 4 septembre dernier, que la rŽdaction de cette ordonnance serait confiŽe ˆ la section Rapports et Žtudes du Conseil dÕƒtat. 1 Site : http://www.cada.fr sur lequel les rapports annuels dÕactivitŽ ont ŽtŽ mis en ligne, dont celui de 1999-2000 qui fait le bilan des changements induits par la loi du 12 avril 2000. Parmi les publications, voir en particulier CADA, Documents administratifs. Droits dÕaccs et rŽutilisation, Paris : La documentation franaise, juin 2008. Cet ouvrage a ŽtŽ publiŽ par la CADA ˆ lÕoccasion de son 30e anniversaire. Il prend en compte le projet de nouvelle loi dÕarchives, alors en discussion au parlement.